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20 avril 2016

5 astuces pour encourager les collaborateurs à transmettre leurs suggestions d’amélioration

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Vous pensez qu’il est difficile d’impliquer les collaborateurs dans le Système de Management de la Qualité ? Parfois les collaborateurs ne se sentent pas concernés et les suggestions d’amélioration sont rares ? Voici 5 astuces pour y remédier !

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Sensibiliser les collaborateurs
Régulièrement, rappelez aux collaborateurs l’importance de leur participation à l’amélioration continue. Ce sont eux les mieux placés pour détecter les dysfonctionnements et apporter des améliorations. Leur contribution est précieuse, valorisez la !

Vous pouvez par exemple organiser des séances d’information ponctuelles pour les nouveaux arrivants ou une fois par année pour tous les collaborateurs. Profitez-en pour expliquer en quoi consistent les suggestions d’amélioration avec des exemples concrets et dédramatisez le fait de remonter des remarques en rappelant que l’objectif n’est pas de dénoncer ou de sanctionner mais bien d’améliorer les pratiques.

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Aller à la pêche à l’information
1) Créez des évènements ludiques pour stimuler la remontée d’information ! Organisez par exemple un quiz sur un thème précis et avec un cadeau à la clé pour inciter les collaborateurs à consulter la documentation. Vous pouvez encore lancez un concours où les meilleures suggestions seront récompensées.2) Effectuez des “entretiens d’amélioration”. Privilégiez ce terme à celui “d’audit interne” qui peut parfois effrayer. Interviewez les collaborateurs et demandez-leur :
– Réalisez-vous cette activité telle qu’elle est décrite ?
– Pourrait-on faire différemment certaines tâches pour être plus efficace ?
– Avez-vous des suggestions d’amélioration par rapport à cette activité ?

3) Nommez un “relais qualité” pour chaque département, surtout lorsque l’entreprise est implantée sur plusieurs sites. Sa mission sera de solliciter régulièrement les collaborateurs pour faire remonter l’information. Ils profiteront ainsi d’un interlocuteur de proximité et d’une démarche facilitée.

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Faciliter la remontée d’information
Simplifiez au maximum le processus de remontée des suggestions. Si le collaborateur doit compléter plusieurs pages d’un formulaire, il sera découragé. La suggestion d’amélioration doit être émise en moins de 3 minutes et nécessiter uniquement 2 ou 3 champs à remplir.

N’hésitez-pas à utiliser des canaux adaptés : formulaire en ligne, formulaire papier, boîte à suggestions, etc.

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Donner un feedback pour chaque suggestion
Accusez réception de chaque suggestion d’amélioration pour montrer au collaborateur la valeur de sa démarche.

Communiquez ensuite sur l’avancement de la demande jusqu’à sa clôture, qu’elle ait été acceptée ou refusée. Sans cela, le collaborateur risque de ne plus porter intérêt au management de la qualité et de se démotiver.

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Communiquer sur les nouveautés
Voir un système qualité vivant et une documentation interne à jour favorise les suggestions.Communiquez chaque mois sur les mises à jour et les nouveautés, ceci de manière claire, brève et agréable pour le lecteur. Vous pouvez envoyer un e-mail convivial “L’été approche, n’oubliez pas de consulter la nouvelle procédure de demande de congés” ; poster un message sur la page d’accueil de votre intranet ou utiliser tout autre moyen adapté à la culture de l’entreprise.

N’hésitez pas également à ponctuer ces messages d’informations plus informelles (anniversaires, nouveau restaurant testé et approuvé…) qui éveilleront l’intérêt du lecteur.

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