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16 juin 2016

5 similitudes entre ISO 9001 et Système de Contrôle Interne

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A première vue, les objectifs d’un Système de Management de la Qualité (SMQ) certifié ISO 9001 et d’un Système de Contrôle Interne (SCI) semblent différents. L’un a pour but de réaliser des produits ou services de qualité pour satisfaire le client ; l’autre permet avant tout d’assurer la fiabilité des reportings financiers et peut être élargi aux opérations, à la conformité aux lois et à la stratégie.

Peut-on dégager des synergies entre ces deux systèmes ? Quelles activités pourrait-on mettre en commun ?

Voici 5 exemples qui illustrent les similitudes d’un système intégré SMQ-SCI !

 

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Réalisation d’un inventaire unique des activités (processus)

Dresser l’inventaire des activités (processus) de votre organisation est un point de départ idéal pour de nombreux projets tels que la mise en place d’un SCI ou d’un SMQ certifié ISO 9001.

Cet inventaire permettra notamment d’identifier les responsabilités des collaborateurs, de mesurer la performance des processus pour la certification ISO 9001 ou encore d’identifier les risques et les mesures de contrôle pour le SCI.

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Identification des risques

Dans les deux cas, les risques doivent être identifiés.
La démarche qualité couvre les risques opérationnels et de conformité aux lois.
Le SCI couvre avant tout les risques de reporting mais peut être étendu à la conformité aux lois, à l’opérationnel et à la stratégie.

L’évaluation des risques, optionnelle dans les deux cas, se fera selon des critères identiques (même matrice de criticité, mêmes familles de risques…). L’approche pour les gérer doit également être commune afin que la stratégie retenue soit cohérente : éviter les risques, les réduire, les transférer, les accepter.

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Description de la documentation interne

La description de la documentation interne (procédures de travail, mesures de contrôle, risques, fiches de poste, répartition des responsabilités, etc. ) devrait être faite dans un même système harmonisé. Ceci afin de :

  • éviter les doublons,
  • harmoniser les règles de description (types de documents utilisés, référencement, etc.),
  • ménager les efforts de description faits pour ISO 9001 et le SCI,
  • faciliter l’adhésion des collaborateurs qui disposeraient ainsi d’un système unique.

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Réalisation d’audits internes

La finalité des audits internes n’est pas la même pour le SCI et le SMQ : les “audits qualité internes” ont vocation à identifier des points d’amélioration alors que les surveillances des contrôles clés, les “contrôles de contrôles”, dans le cadre du SCI s’apparentent davantage à des “audits de contrôle”.

Cela dit, la démarche, elle, est similaire : préparation de l’audit, réalisation d’entretiens, collecte des preuves d’audit, rédaction d’un rapport d’audit.

Attention, le profil de l’auditeur qualité et auditeur interne n’est pas le même !

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Mise en œuvre de l’amélioration continue

SCI et SMQ sont tous deux fondés sur un principe d’amélioration continue.

Dans le cadre du SMQ, il faut collecter les non-conformités, les incidents et les suggestions d’amélioration des collaborateurs pour mettre en œuvre des actions correctives, préventives et des projets qui permettront d’améliorer les opérations.

Le SCI suppose que l’on mette en place des projets de diminution des risques.

Il est donc intéressant de capitaliser sur un système unique pour capter tous les dysfonctionnements et les traiter dans leur globalité.