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12 janvier 2016

7 conseils pour un audit qualité constructif

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Souvent, l’audit est source d’appréhension pour les collaborateurs. Ils peuvent ne pas percevoir la finalité de l’audit et penser qu’on ne leur fait pas confiance.
Comment améliorer la perception de l’audit ?
La réponse en 7 conseils à appliquer avant, pendant et après l’entretien.

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Avertir à l’avance de votre venue

Un audité qui a pu s’organiser ne se sentira pas pris au dépourvu. Il sera davantage disponible et plus enclin à échanger.

etape2


Expliquer le déroulement

  • Au début de l’audit, rappelez que vous évaluez le système et non pas le collaborateur.
  • Expliquez comment les informations recueillies seront traitées afin de rassurer l’audité.
  • Rappelez la durée de l’audit et respectez-la.
etape3
Maîtriser l’art de l’interview

  • Préparez un questionnaire d’audit en privilégiant les questions ouvertes : quoi, qui, où, quand, comment, combien, pourquoi (QQOQCCP).
  • Demandez à l’audité les améliorations qui pourraient être apportées.

etape4


Rester neutre et factuel

L’audit doit être basé sur des faits : ne laissez pas la place aux jugements de valeur, partis pris et commentaires/préjugés sur les collaborateurs.

etape5
Persévérer

Poursuivez dans vos questions jusqu’à l’obtention des informations ou des preuves requises par l’audit.

etape6
Écouter l’audité

  • Une écoute attentive valorisera l’audité et le mettra en confiance.
  • Adaptez-vous à la personne : son vocabulaire, les contraintes de son poste, etc.

etape7


Donner un feedback

  • A la fin de l’audit, résumez l’entretien pour vous accorder sur les conclusions et éviter les mauvaises surprises.
  • Mettez en avant les points forts que vous avez constatés.
  • Remerciez l’audité pour le temps qu’il vous a consacré, il appréciera !

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