Décrire les procédures de travail est souvent chronophage. Vous donnez la priorité aux tâches métier, sources de valeur ajoutée et de satisfaction des clients. De plus, vos collaborateurs maîtrisent suffisamment leur métier, pourquoi formaliser leur activité ? Pour ces raisons, la description des procédures est généralement reléguée au second plan dans une entreprise. En voici 7 autres qui vous feront changer d’avis !
1- Diminuer l’impact du départ d’un collaborateur
Le départ d’un collaborateur est généralement synonyme de perte de savoir-faire et d’expérience. La formalisation des procédures est un excellent moyen de conserver toutes ces connaissances au sein de l’entreprise et ainsi assurer la bonne continuité de l’activité.
2- Intégrer plus rapidement de nouveaux collaborateurs
Les nouveaux collaborateurs seront opérationnels plus rapidement et disposeront d’une meilleure connaissance de l’entreprise à l’aide des procédures de travail bien décrites.
3- Distribuer les responsabilités et les tâches
Les procédures permettent de formaliser “qui fait quoi, quand et comment”. Elles clarifient les responsabilités et les tâches des collaborateurs, que ce soit au sein leur équipe ou entre différents services de l’entreprise.
4- Limiter les conflits
Une procédure clairement décrite préserve des malentendus ou des incompréhensions. Par conséquent, la formalisation des procédures réduit fortement le risque de conflits entre collaborateurs ou entre services.
5- Assurer une qualité constante
L’écriture des procédures permet de définir une manière de faire commune et autorise ainsi une harmonisation des pratiques entre les personnes ou entre différentes entités de l’entreprise. Ceci assure une qualité constante dans la réalisation des produits ou des services.
6- Développer une intelligence collective
Décrire les procédures en groupe de travail amène à réfléchir et à prendre des décisions collectives sur les manières de travailler. De plus, communiquer ces procédures à l’ensemble des collaborateurs est un excellent moyen de promouvoir toutes les activités et les métiers de l’entreprise.
7- Optimiser vos processus
La rédaction de procédures amène à s’interroger sur les manières de faire : « Cette tâche est-elle vraiment nécessaire ? Est-il possible d’être plus efficient ? etc. » De nombreuses pistes d’amélioration peuvent émaner de ce travail de description et permettre d’optimiser les processus existants.
En décrivant ses procédures, une entreprise va pouvoir ainsi mieux comprendre son mode de fonctionnement et proposer des axes d’amélioration selon ses objectifs. Désormais, on a la réponse à des questions comme :
• Qui réalise cette tâche ?
• Comment cette tâche est-elle réalisée ?
• Pourquoi cette tâche est-elle importante ?
• Quand se déroule cette tâche ? Quelle est la récurrence ?
• Quels sont les acteurs concernés par cette procédure ?
Cette formalisation de toutes les procédures d’une entreprise ne doit pas rester figée mais plutôt pousser vers une dynamique de flexibilité : les procédures doivent évoluer afin d’apporter toujours plus de valeur à l’entreprise.
Il ne faut donc pas considérer la description des procédures comme un frein ou une perte de temps mais comme un véritable axe de croissance pour l’entreprise.
Comment expliquer une procédure ?
Une procédure doit pouvoir répondre rapidement aux questions que les collaborateurs concernant une activité et son fonctionnement. Pour bien expliquer une procédure, il convient de faire une analyse complète des besoins et des modes de fonctionnement.
Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI tout en ajoutant des informations complémentaires comme le COMMENT et le QUAND.
Pourquoi modéliser les procédures ?
La modélisation des procédures est essentielle pour décrire de façon visuelle et simple vos procédures. Un logiciel processus tel qu’Optimiso Suite permet de modéliser les procédures facilement et ainsi de faciliter leur compréhension.
La modélisation des procédures, outre la meilleure visibilité interne, favorise l’engagement des salariés : l’organisation est plus claire, on sait qui fait quoi et la collaboration est tout de suite plus simple. D’un point de vue externe, la modélisation des procédures permet de démontrer la rigueur de l’entreprise et favorise la compréhension des auditeurs.
La modélisation des procédures avec Optimiso Suite
Que dit la norme ISO 9001 par rapport à la description des procédures ?
Pour être conforme aux exigences de la norme ISO 9001, il est impératif d’avoir une description claire et complète de toutes les activités et procédures de l’entreprise. Cependant, la norme ISO 9001 n’a pas d’exigence particulière sur la forme de la documentation et de la modélisation des procédures. L’essentiel est de pouvoir retrouver et comprendre simplement toutes les informations : le contenu dépendra donc de la complexité des activités décrites.
