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Logiciel

PROCESS MODELOR

L’outil graphique idéal pour modéliser et communiquer aisément vos processus ou vos procédures

Grâce à une interface graphique et ergonomique, Process Modelor permet de modéliser facilement tous les flux, les logigrammes ou les diagrammes de votre entreprise. Composé de puissants algorithmes de calcul, le module redessine automatiquement les logigrammes !

Vous créez facilement des liens dynamiques pour associer aux processus et aux procédures tous les éléments de votre organisation : collaborateurs, rôles ou postes, documents, départements ou services, indicateurs, risques, mesures de protection et contrôles.

Les collaborateurs retrouvent et consultent facilement tous les processus et les procédures de travail.

  • Dessin automatique des processus et procédures
  • Barre d’outils contextuelle facile à maîtriser
  • Large choix dans la représentation des processus et procédures
  • Liens dynamiques et cartographie des processus et procédures avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Édition de nombreux rapports d’analyse
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation des processus et procédures
  • Historique des versions automatique, à la fois souple et rigoureux

DOCUMENT MANAGER

Gérer, classer, archiver et consulter en toute simplicité vos documents internes : règlements, instructions, modèles, directives, modes opératoires, formulaires, etc.

Document Manager est doté d’un gestionnaire de versions qui permet de maîtriser l’évolution, l’intégrité et l’archivage des documents. Ces derniers peuvent être liés à tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, collaborateurs, rôles ou postes, départements ou services, indicateurs, risques, mesures de protection et contrôles.

Les collaborateurs accèdent facilement à tous les documents de l’entreprise.

  • Moteur de recherche performant par regroupements et par mots-clés
  • Regroupement personnalisé des documents : par types, par entités, par processus ou toute autre catégorie de votre choix
  • Liens dynamiques et cartographie des documents avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Edition de nombreux rapports d’analyse
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation
  • Historique des versions automatique, à la fois souple et rigoureux

HUMAN RESOURCES MANAGER

Gérer automatiquement les responsabilités des collaborateurs

Human Resources Manager permet d’attribuer à chaque collaborateur des rôles ou des postes et, de ce fait, de leur associer automatiquement tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, documents, départements ou services, indicateurs, risques, mesures de protection et contrôles.

Le logiciel crée et met à jour automatiquement les cahiers des charges (ou job descriptions), les organigrammes hiérarchiques ou fonctionnels et les matrices des responsabilités.

Les collaborateurs consultent aisément toutes les informations les concernant.

  • Création automatique des cahiers des charges (ou job descriptions)
  • Dessin automatique de l’organigramme hiérarchique des collaborateurs
  • Synchronisation des collaborateurs avec LDAP ou Active Directory
  • Liens dynamiques et cartographie des collaborateurs avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Edition de nombreux rapports d’analyse, notamment matrice des responsabilités
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation

COMPETENCE MANAGER

Identifier et évaluer facilement les compétences des collaborateurs

Competence Manager permet de définir les compétences nécessaires à la réalisation d’un processus, d’une procédure, d’une prestation ou à une responsabilité. Vous identifiez ainsi quelles sont les personnes possédant ces compétences et quel est leur niveau de maîtrise. Le logiciel crée automatiquement une matrice des compétences par collaborateur.

Vous visualisez facilement les compétences de chaque collaborateur ou celles nécessaires aux processus, procédures, prestations, rôles ou postes.

  • Mise à jour automatique des cahiers des charges (ou job descriptions) avec les compétences du collaborateur
  • Édition de nombreux rapports d’analyse, notamment matrice des compétences par collaborateur
  • Liens dynamiques et cartographie des compétences avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation

RISK MANAGER

Analyser, évaluer, catégoriser et piloter tous les risques de votre établissement

Risk Manager permet d’identifier l’ensemble des risques, de les évaluer, de définir des mesures de protection (ou contrôles) appropriés et des plans d’action pour les diminuer.

Les risques peuvent être liés à tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, collaborateurs, rôles ou postes, documents, départements ou services et indicateurs.

A l’aide de ToDo Manager®, des e-mails sont automatiquement envoyés aux échéances de révision des risques.

  • Historisation automatique de l’évaluation des risques
  • Liaison directe des risques avec les mesures de protection (ou contrôles) et les plans d’action
  • Édition de nombreux rapports d’analyse, notamment cartographie des risques, fiche de risque, matrice des risques, etc.
  • Identification directe des risques sur les étapes des processus ou des procédures de travail (avec Process Modelor)
  • Liens dynamiques et cartographie des risques avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation et de révision des risques

CONTROL SAFETY & SECURITY MANAGER

Définir, documenter et catégoriser efficacement vos mesures de protection ou vos contrôles

Control Safety & Security Manager permet d’identifier et de documenter l’ensemble des mesures de protection (ou contrôles) mis en place pour diminuer les risques.

Ces mesures de protection (ou contrôles) peuvent être liés à tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, collaborateurs, rôles ou postes, documents, départements ou services, risques et indicateurs.

Associé à ToDo Manager®, des e-mails sont automatiquement envoyés aux échéances des contrôles et vous supervisez facilement leur bonne réalisation.

  • Liaison directe des mesures de protection (ou contrôles) avec les risques
  • Edition de nombreux rapports d’analyse, notamment fiche de contrôle, matrice (par processus,  par compte du plan comptable, etc.)
  • Identification directe des contrôles sur les étapes des processus ou des procédures de travail (avec Process Modelor)
  • Liens dynamiques et cartographie des mesures de protection (ou contrôles) avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Workflow de validation

INCIDENT & IMPROVEMENT MANAGER

Gérer efficacement les incidents, les actions correctives et préventives (CAPA) ou les projets d’amélioration

Incident & Improvement Manager permet d’identifier et de catégoriser les incidents, les  non-conformités ainsi que les actions correctives, les actions préventives et les projets d’amélioration.  Les étapes de progression clairement identifiées et les délais associés assurent un suivi efficace des  projets.

Les incidents et les projets d’amélioration peuvent être liés à tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, collaborateurs, rôles ou postes, documents, départements ou services, risques, mesures de protection (ou contrôles) et indicateurs.

Les collaborateurs déclarent facilement les incidents ou les suggestions qui sont immédiatement enregistrés. En plus, avec ToDo Manager®, vous créez des actions envoyées automatiquement aux personnes concernées et vous restez avertis des résultats.

  • Liaison directe entre les risques et les projets d’amélioration
  • Visualisation claire de la progression des projets
  • Export automatique pour l’analyse des données (Excel)
  • Liens dynamiques et cartographie des incidents et des projets d’amélioration avec tous les  éléments de votre organisation interne
  • Mise à jour rapide et immédiate des données
  • Enregistrement des incidents et des suggestions déclarés
  • Envoi automatique d’actions à réaliser (avec ToDo Manager®)

COMPLIANCE MANAGER

Identifier et gérer les éléments mis en place pour répondre efficacement aux normes et aux lois

Compliance Manager permet d’identifier et de décrire les exigences des normes et des lois auxquelles  votre entreprise est soumise. Pour chaque exigence, vous associez tous les éléments mis en place  pour y répondre : processus, procédures, collaborateurs, rôles/fonctions, documents, départements/services, mesures de protection (ou contrôles) et indicateurs.

Ainsi vous réalisez automatiquement un  rapport de conformité.

  • Liaison directe entre les normes et les projets de mise en conformité (avec Incident & Improvement Manager)
  • Création automatique d’un rapport de conformité
  • Apprécié autant par les auditeurs que par les compliance managers ou la direction
  • Liens dynamiques et cartographie des normes et des lois avec tous les éléments de votre organisation interne
  • Mise à jour rapide et immédiate des données

WEB SHARE NAVIGATOR

Créer automatiquement une plateforme web intuitive pour communiquer votre documentation interne

Web Share Navigator permet de communiquer de manière claire et intuitive l’ensemble de votre documentation interne : processus, procédures, collaborateurs, rôles / fonctions, documents, départements / services, risques, mesures de protection (ou contrôles) et indicateurs.

Les collaborateurs accèdent naturellement à l’information sur un site web doté des dernières technologies. La navigation s’effectue grâce au moteur de recherche central ou selon vos propres regroupements.

  • Site web totalement personnalisable
  • Navigation intuitive et conviviale
  • Moteur de recherche performant, par regroupements et par mots-clés
  • Accès aux documents utiles directement depuis les processus et les procédures de travail
  • Liens dynamiques entre toutes les informations
  • Option multisites pour gérer la confidentialité des informations diffusées

TODO MANAGER ®

Assurer le suivi des tâches et des contrôles

ToDo Manager® permet de gérer et de suivre la réalisation des tâches ou des contrôles.

Les collaborateurs sont automatiquement alertés des tâches / contrôles qu’ils doivent effectuer. Après quoi, ils confirment facilement la bonne réalisation de ces activités clés.

Les managers, eux, sont  automatiquement informés du travail réalisé par les collaborateurs et ils peuvent également être avertis des résultats. Des tableaux de bord automatiques facilitent l’analyse et le suivi.

Transverse aux autres modules d’Optimiso, ToDo Manager permet d’assurer à la fois le suivi des contrôles et des tâches récurrentes, les workflow de validation, les actions issues des incidents et la récolte des mesures des indicateurs.

  • Soutien aux managers pour la délégation des tâches et la supervision des contrôles
  • Alertes automatiques en cas de non-accomplissement des tâches / contrôles
  • E-mail envoyé automatiquement aux collaborateurs
  • Tableaux de bord automatiques pour le suivi des tâches / contrôles
  • Récolte des modes de preuve