Savoir qui fait quoi est essentiel dans toute entreprise. Les fiches de poste sont souvent utilisées pour centraliser les missions, responsabilités et compétences. Comment les formaliser ? Comment les maintenir à jour ?
Découvrez une méthode en 7 étapes, appliquée avec succès chez nos clients pour rédiger vos fiches de poste.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Une fiche de poste (également appelée « job description » ou « cahier des charges ») est un document décrivant l’ensemble des missions, responsabilités et compétences d’un collaborateur.
La fiche de poste est un outil précieux pour la gestion des ressources humaines et l’organisation. Elle constitue un référentiel commun entre les collaborateurs et les responsables et assure une meilleure communication.
1/ Définir un format de fiche de poste
Pour une fiche de poste efficace, le choix du format et des informations à inclure est crucial.
Voici les éléments généralement présents sur les fiches de poste :
- Intitulé du poste
- Renseignements relatifs au collaborateur (nom, prénom, poste, taux d’occupation, etc.)
- Rattachement hiérarchique
- Missions et responsabilités
- Compétences
- Un champ de commentaire, cela peut être utile pour ajouter d’autres informations ou des annotations lors des entretiens d’évaluation
Le contenu de la fiche de poste doit être structuré avec une présentation claire et cohérente. Utilisez des rubriques et des listes à puces pour faciliter la lecture. De plus, maintenez une structure commune pour toutes les fiches de poste au sein de votre entreprise.
2/ Identifier les postes
Une fois le format établi, la prochaine étape consiste à identifier les postes. Pour ce faire, nous vous recommandons de travailler en collaboration avec les Responsables de département afin de dresser une liste des postes.
Cette démarche simplifiera grandement la rédaction des fiches de poste, permettant une description détaillée et claire.
3/ Faire l’inventaire des missions
Pour assurer le succès de cette étape, vous pouvez consulter les responsables ainsi qu’un échantillon de collaborateurs. Demandez-leur de détailler les activités effectuées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et annuellement.
Cette démarche permettra d’obtenir une liste complète et précise des missions associées à chaque poste.
4/ Fixer des critères de réussite
Il est temps d’identifier les compétences requises pour accomplir efficacement les missions du poste. Une échelle de 4 niveaux peut être appliquée : débutant, autonome, efficace et expert.
Ces critères de réussite et de compétence joueront un rôle central dans les entretiens d’évaluation. Assurez-vous de les spécifier pour chaque poste ou collaborateur et de les ajuster si nécessaire.
5/ Valider les fiches de poste
Cette étape contribuera à s’assurer que toutes les fiches soient conformes et répondent aux besoins de l’entreprise. Pour cela, organisez une réunion avec les responsables de département, le responsable RH et/ou la Direction pour valider le contenu de chaque fiche de poste.
6/ Diffuser et promouvoir
Une fois les fiches de poste validées, vous allez pouvoir les communiquer aux collaborateurs. Il ne suffit pas de les envoyer par e-mail, mais de les expliquer clairement et d’ouvrir la voie à d’éventuelles suggestions d’amélioration.
7/ Assurer la mise à jour des fiches de poste
Au moins une fois par année ou lors de prises de poste, les fiches de poste devront être mises à jour pour qu’elles reflètent la réalité.
Bien que cela puisse paraître fastidieux, des solutions telles qu’un logiciel de gestion des fiches de poste existent. Par exemple, Optimiso Suite permet de créer automatiquement les fiches de poste. En quelques clics, vous pouvez choisir les informations à afficher, telles que les missions, les tâches, les compétences et leurs évaluations, facilitant ainsi le processus de mise à jour.
Fiche de poste générée avec le logiciel Optimiso Suite
Pour conclure, l’application de ces 7 étapes pour la rédaction de fiches de poste assurera une communication interne fluide, des évaluations objectives et une gestion efficace des ressources humaines.