Imaginez une entreprise dans laquelle il n’existerait absolument aucun contrôle. Difficile à croire… Néanmoins, les collaborateurs qui doivent mettre en place un contrôle interne ont souvent le sentiment de partir d’une page blanche.
Et pourtant, on constate en règle générale que près de 90% des contrôles existent déjà. La mise en place du contrôle interne permet simplement de formaliser ces contrôles et d’instaurer un cadre propice à leur bonne réalisation. Une fois en place, le système est régulièrement revu afin de mettre en évidence certaines faiblesses et d’identifier d’autres contrôles ou surveillances. Vous disposez alors d’un contrôle interne plus efficient et réduisez les risques.
Voici une série de 7 contrôles qui existent certainement dans votre établissement et qu’il sera facile de formaliser pour débuter la mise en place de votre SCI.
1- Contrôle des besoins d’achat
Des garde-fous permettent d’éviter les achats qui ne répondent pas aux besoins de l’entreprise ou les achats frauduleux réalisés pour des besoins personnels.
Par exemple, un contrôle du bien-fondé de l’achat par le responsable de département est une première protection. Autre exemple, effectuer un contrôle par rapport au budget pour s’assurer que l’achat s’inscrive bien dans le cadre défini et n’entraîne pas de dépassement budgétaire.
2- Contrôle des factures fournisseurs
A réception d’une facture, il est d’usage de contrôler que celle-ci soit justifiée. Les éléments suivants sont vérifiés : libellé, quantité, montant, réalité de la prestation, etc.
3- Contrôle des salaires
Bien que l’étendue et la méthode de contrôle peuvent fortement varier, un contrôle des salaires avant leur versement est en général effectué. Que ce soit sur la base du journal des salaires ou des fiches de salaire provisoires, les montants sont vérifiés par une personne autre que celle ayant édité les documents.
4- Contrôle de la caisse
Pour éviter les écarts entre les soldes en caisse et en comptabilité, le comptage des pièces et des billets est le moyen le plus efficace pour vérifier la bonne concordance. S’il est réalisé à bonne fréquence, ce contrôle permet de corriger facilement les écarts ou de mettre rapidement en évidence d’éventuels problèmes.
5- Contrôle des décomptes d’assurance
Afin de s’assurer que les remboursements correspondent aux conditions contractuelles, un contrôle des données du décompte à réception est généralement effectué.
6- Contrôle de la trésorerie
Un contrôle régulier, hebdomadaire par exemple, du solde de trésorerie est utile pour s’assurer que l’établissement dispose de liquidités suffisantes pour supporter ses dépenses à venir.
7- Contrôle du budget
De même, un contrôle régulier de la situation budgétaire s’avère indispensable pour éviter de constater des dépassements de manière tardive. En fonction des résultats du contrôle, la stratégie financière de l’entreprise pourra être réajustée : réalisation d’investissements non prévus, restriction des dépenses, etc.
