Les entreprises sont confrontées à de multiples risques : cyberattaques, catastrophes naturelles, coupures de courant, etc. Ces menaces sont toujours plus complexes et imprévisibles. Elles peuvent paralyser vos opérations, engendrer de lourdes pertes financières et parfois même menacer la survie de votre entreprise.
C’est dans ce contexte qu’intervient le Plan de Continuité d’Activité (PCA), une stratégie proactive qui permet à votre entreprise de maintenir ses opérations essentielles, même dans les situations les plus critiques.
Comment élaborer un PCA efficace ? Quelles sont les étapes clés ? Comment préparer votre entreprise à réagir aux imprévus ?
Découvrez une méthode appliquée avec succès chez nos clients pour mettre en place un PCA solide et fiable.
1/ Définir le contexte de l’entreprise et les objectifs du PCA
Chaque entreprise est unique, et comprendre son contexte spécifique est crucial. Utilisez par exemple une analyse PESTEL pour examiner en détail les facteurs qui influencent vos activités. Cela vous aidera à identifier les particularités de votre entreprise, son histoire, sa position sur le marché, etc.
À partir de ce contexte, vous pourrez fixer des objectifs pour votre PCA qui seront parfaitement alignés avec les besoins de votre entreprise.
Voici des exemples d’objectifs fréquemment rencontrés chez nos clients :
- Assurer la résilience opérationnelle => Garantir une disponibilité de 100% pour les services essentiels
- Minimiser les pertes financières => Réduire de 20% les pertes financières résultant d’incidents critiques
- Protéger les employés et les actifs => 0 incident majeur lié à la sécurité
2/ Identifier les processus clés
Cette étape est essentielle pour reconnaître les opérations indispensables au fonctionnement et à la survie de votre entreprise en situation de crise.
Commencez par établir une liste exhaustive des activités réalisées au sein de votre entreprise. De la production à la gestion de la clientèle, en passant par les services logistiques et le support technique, aucune activité ne doit être négligée.
Puis pour chaque activité, posez-vous la question : « Quelles seraient les conséquences si l’activité était interrompue ? ». Les réponses vous aideront à identifier les processus clés.
3/ Identifier les actifs liés aux processus
Les actifs sont les ressources nécessaires au bon fonctionnement de vos processus. Commencez par dresser un inventaire complet des ressources liées à chaque processus clés. Cela peut inclure entre autres des logiciels, des bâtiments, des machines, des données.
Ensuite, évaluez chaque actif en vous demandant : « Ce processus peut-il fonctionner sans cet actif ? » Si la réponse est non, ou si l’absence de cet actif diminuerait significativement la qualité ou l’efficacité du processus, alors cet actif doit être classé comme critique.
4/ Définir le RTO et le RPO
Lors de l’élaboration d’un PCA, il est essentiel d’intégrer deux concepts clés :
- Recovery Time Objective (RTO) : Ce terme désigne le délai maximal toléré pour restaurer un processus ou un système après une interruption. Il représente la durée acceptable pendant laquelle un processus peut être hors service sans causer de dommages significatifs à l’entreprise.
- Recovery Point Objective (RPO) : Le RPO définit la quantité maximale de données que l’entreprise peut se permettre de perdre en cas de crise. Cet objectif est exprimé en termes de temps et détermine la fréquence à laquelle les données doivent être sauvegardées.
Dans l’exemple ci-dessus, la situation de crise est le piratage de serveurs. Le RTO est fixé à un maximum de 3 heures. Cela signifie que les systèmes doivent être rétablis dans ce délai après l’interruption pour éviter des conséquences majeures sur l’entreprise. Le RPO est quant à lui de 24 heures. Cela implique que les données doivent être sauvegardées au moins une fois par jour pour garantir que, même en cas de crise, la perte de données ne dépasse pas ce délai.
5/ Identifier et évaluer les risques par scénario
Avant de débuter cette étape, il est crucial de mettre en place une politique définissant clairement les critères pour l’identification et l’évaluation des risques.
Pour chaque activité de l’entreprise, identifiez tous les risques potentiels. Vous pouvez organiser des sessions de brainstorming avec les responsables pour envisager tous les scénarios possibles.
Une fois les risques identifiés, analysez leur impact potentiel sur les activités. Il est important de considérer les conséquences immédiates ainsi que les effets à long terme sur les processus clés, les actifs, les collaborateurs et la réputation de l’entreprise.
L’analyse des risques doit mesurer à la fois la gravité de l’impact ainsi que la probabilité que l’événement se produise.
6/ Mettre en place des moyens de maîtrise
Une fois les risques évalués, vous pouvez les traiter selon 4 stratégies :
- Éviter : Éliminer les risques lorsque cela est possible.
- Réduire : Diminuer l’intensité ou la probabilité des risques.
- Transférer ou partager : Répartir les risques avec des tiers, par exemple via des assurances ou des partenariats.
- Accepter : Reconnaître certains risques comme inévitables et les assumer.
Il n’est pas nécessaire de produire une multitude de documents qui resteront inutilisés. L’important est de choisir judicieusement les actions à mettre en place. Développez des procédures, des contrôles et des règlements spécifiques pour atténuer efficacement les risques identifiés.
La matrice ci-dessus (issue du logiciel de gestion des risques Optimiso Suite) permet de voir en un coup d’œil tous les éléments de nos risques : l’évaluation brute et nette, les moyens de maîtrise et la stratégie de traitement. La cartographie pourra également vous aider dans le pilotage des risques au quotidien.
7/ Identifier et réaliser les tests
Une fois votre Plan de Continuité d’Activité (PCA) établi, il est essentiel de le tester régulièrement pour garantir son efficacité. Voici les étapes clés pour identifier et réaliser ces tests de manière efficace :
a/ Planification des tests
Pour commencer, identifiez les types de tests les plus adaptés à votre PCA, en fonction des processus et des risques déjà identifiés. Cela peut être des simulations, des quiz ou des exercices pratiques en conditions réelles.
b/ Définition des objectifs
Pour chaque test, identifiez des objectifs clairs et mesurables.
Voulez-vous vérifier la compréhension du plan par les employés, tester l’efficacité des procédures en cas d’urgence, ou évaluer la capacité des systèmes informatiques à récupérer après une panne ? Ces objectifs vous aideront à mesurer l’efficacité du test et à identifier les améliorations nécessaires.
c/ Exécution des tests
Ensuite, vous pouvez organiser et mener les tests selon le calendrier établi. Il est important que les participants prennent les tests au sérieux et agissent comme s’ils répondaient à une situation d’urgence réelle.
Toutes les informations telles que les temps de réponse ou les actions menées doivent être documentées. Elles serviront de mode de preuve en cas d’audit.
d/ Analyse et révision
Après chaque test, les résultats doivent être analysés pour déterminer si les objectifs ont été atteints et identifier les éventuelles difficultés. Ce processus de révision est essentiel pour renforcer la capacité à gérer les crises. Pensez aussi à rédiger un rapport de chaque test pour le management ou les auditeurs.
8/ Maintien et optimisation du PCA
Votre Plan de Continuité d’Activité (PCA) est maintenant opérationnel. Pour garantir son efficacité continue, il est essentiel de le maintenir régulièrement en effectuant les actions suivantes :
- Réaliser des tests sur différents périmètres
- Réévaluer les risques
- Mettre à jour la documentation
- Suivre les indicateurs liés au PCA
- Suivre les incidents et les plans d’action
- Pour aller plus loin : obtenir la certification ISO 22301
Un logiciel comme Optimiso Suite peut grandement faciliter cette maintenance. Il vous assiste en automatisant les contrôles, les mises à jour documentaires et les tests, en plus de vous alerter pour toute nécessité de mise à jour. Laissez le logiciel s’occuper des tâches répétitives pendant que vous vous concentrez sur les aspects stratégiques de votre PCA.
Les 8 étapes décrites ci-dessus structurent efficacement la mise en place de votre Plan de Continuité d’Activité. En les suivant, vous maximiserez les bénéfices de votre PCA, assurant ainsi une préparation optimale pour vos collaborateurs et la direction, et garantissant une reprise rapide et efficace de vos activités en cas de crise.
