Votre tableau de bord n’est pas vraiment utile pour votre entreprise ?
Vous comptez une multitude d’indicateurs mais ils sont rarement à jour ?
Vos indicateurs ne motivent pas les collaborateurs à réaliser leur travail et ils n’aident pas le management à prendre des décisions ?
Découvrez notre méthode en 7 étapes pour identifier des indicateurs utiles et efficaces pour votre entreprise.
1 | Identifier les situations de réussite ou d’échec
Avec chaque responsable de service ou de département, identifiez quelles sont les situations de réussite ou d’échec pour leurs activités.
Posez-leur deux questions distinctes :
– « Qu’est-ce qui vous fait dire que tout fonctionne bien dans votre département ? »
– « Qu’est-ce qui vous fait dire que cela ne fonctionne pas bien dans votre département ? »
Vous obtiendrez alors des réponses telles que :
– pour un Service Achats : « je n’ai jamais de ruptures de stock » (réussite), « j’ai des problèmes avec ces fournisseurs » (échec)
– pour un Service Comptabilité : « les reporting sont livrés dans les délais » (réussite), « les erreurs comptables augmentent » (échec)
– pour un Service RH : « l’ambiance est bonne » (réussite), « les recrutements sont difficiles » (échec)
2 | Identifier des indicateurs pour mesurer ces situations
Pour chaque situation de réussite ou d’échec, cherchez un ou plusieurs indicateurs qui permettraient de quantifier cette situation.
Par exemple :
– « je n’ai jamais de ruptures de stock » > Nombre de ruptures de stock par mois
– « j’ai des problèmes avec ces fournisseurs » > Nombre de retards de livraison par mois, Nombre de livraisons défectueuses par mois
– « l’ambiance est bonne » > Taux de rotation des collaborateurs, Taux d’absentéisme par année, Pourcentage de collaborateurs ayant atteint leurs objectifs, Indice de satisfaction des collaborateurs
Pour rappel, un indicateur n’est pas une simple mesure. C’est la combinaison d’un objectif, d’une périodicité ET d’une mesure.
3 | Sélectionner les indicateurs clés
L’un des pièges est de mettre en place trop d’indicateurs ! Le temps passé à les mesurer sera coûteux et un trop grand nombre d’indicateurs ne facilitera pas la prise de décision : « Quand on surinforme, on désinforme ».
Par conséquent, 3 à 5 indicateurs par département suffisent. Ces indicateurs clés, aussi appelés Key Performance Indicators (KPI), seront sélectionnés avec l’accord de la Direction et du Responsable de département.
« Tout indicateur qui, lorsqu’il change tout à coup de façon inattendue, ne provoque pas immédiatement un coup de fil, l’envoi d’un e-mail ou le besoin d’aller chercher de l’aide dans le bureau d’à côté, ne vaut sans doute pas la peine d’être mesuré. » (Julien Coquet)
4 | Créer la fiche de chaque indicateur
Afin d’éviter toute ambiguïté et pour assurer la mesure de l’indicateur même en l’absence du collaborateur responsable, il est important de créer une fiche par indicateur.
Cette fiche peut contenir :
– le bénéfice attendu de l’indicateur
– la méthode de calcul
– la/les source(s) des données
– l’objectif à atteindre et les seuils
– la fréquence de la mesure
– le responsable de l’indicateur
– le/les destinataire(s) de l’indicateur
– le format de représentation (histogramme, courbe, smiley…)
5 | Créer votre tableau de bord
A l’échelle de l’entreprise, le tableau de bord est un formidable outil de pilotage et d’aide à la décision.
Votre tableau de bord doit :
– regrouper les indicateurs clés pour la Direction
– se présenter sur une seule page ou un écran
– être compris en un coup d’œil
6 | Assurer la collecte continue de ces mesures
50% des projets de mise en place d’indicateurs échouent au bout d’une année, principalement parce que les mesures ne sont plus effectuées. Pour assurer la réalisation et la collecte de ces mesures, il est important de nommer une personne responsable de cette tâche, qui talonne les collaborateurs.
Vous pouvez aussi mettre en place un système pragmatique pour recueillir automatiquement ces données, comme le logiciel Optimiso qui assure la collecte des mesures et la communication des indicateurs.
7 | Revoir régulièrement la pertinence des indicateurs
Au minimum une fois par année, reconsidérez la pertinence des indicateurs et du tableau de bord.
– L’objectif doit-il être modifié?
– Quels sont les indicateurs qui ne sont plus nécessaires ?
– Quels sont ceux qu’il faudrait ajouter ?
– Quels sont ceux qui n’ont pas pu être régulièrement mesurés ?
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