La cartographie : une nouvelle vision de votre entreprise !

Depuis des siècles, l’homme a besoin de cartographier les territoires pour des raisons militaires ou administratives. La lecture d’une carte étant plus aisée que celle d’un texte, la cartographie s’est rapidement généralisée à d’autres domaines dont celui de l’entreprise.

Ce succès s’explique par le gain en visibilité et en compréhension qui est conséquent grâce à la représentation graphique. Cependant, comme l’a dit A. Korsibsky en 1933, « une carte n’est pas le territoire ».

La carte de l’Europe ci-dessous représente la densité de la population européenne mais ne représente par les européens.

 

cartographie entreprise

Densité de la population en Europe

 

La cartographie s’utilise aujourd’hui dans de nombreux domaines et notamment dans la description de l’organisation des entreprises. La cartographie d’entreprise (business mapping) fait partie intégrante de cette description.

 

La cartographie d’entreprise

La cartographie d’une organisation répond aux mêmes besoins que celle d’un pays. Il s’agit de représenter des informations sous forme graphique pour mieux comprendre l’activité et l’organisation de l’entreprise. Pourquoi cartographier ?

Les entreprises sont souvent amenées à décrire leur organisation pour répondre aux exigences de lois ou de normes telles que : certification ISO 9001, certification ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, NAS 890 (CO 728), CO 663b, Décret n°468.

La cartographie d’entreprise est également utile dans le cadre de projets organisationnels comme le contrôle interne, le management des risques, le management de la qualité, la maîtrise de la croissance, les systèmes de franchise, la gestion des processus, le Business Process Modeling Notation (BPMN), la définition des responsabilités, les indicateurs et tableaux de bord d’entreprise (balanced scorecard).

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Pourquoi cartographier son entreprise ?

La cartographie d’entreprise permet de bénéficier d’une vue globale et immédiate des éléments représentés. D’un seul coup d’œil, on peut visualiser les liens d’un élément avec les autres (processus, procédures, départements, règlements, rôles, risques, contrôles, collaborateurs, actifs, etc.) sans devoir analyser de longs textes.

Grâce à cette représentation, on peut facilement identifier les goulots d’étranglement ou les éléments critiques de l’organisation.
La cartographie apporte aussi plus de transparence sur le « qui fait quoi et comment » dans l’entreprise en réduisant l’apparente complexité des relations entre tous ces éléments. Elle permet ainsi un meilleur pilotage de l’organisation et des différents projets.

De plus, pour les collaborateurs, une représentation graphique est souvent plus grande source d’intérêt qu’un texte. Elle diminue à la fois l’effort d’apprentissage et l’appréhension face aux descriptions de l’organisation. A destination des personnes externes à l’entreprise, la cartographie se révélera un formidable outil marketing, faisant ressortir de manière graphique les éléments importants de l’organisation.

 

Exemples de cartographies d’entreprises

Ces cartographies sont généralement plus difficiles à réaliser et à mettre à jour en raison de leur taille et de leur complexité. En effet, il existe autant de représentations graphiques qu’il existe de procédures, processus, risques, contrôles, collaborateurs, etc. Voici quelques exemples de cartographies d’entreprise que l’on retrouve souvent.

Cartographie des processus

La cartographie des processus permet d’apporter une compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise. Bien que cette représentation puisse paraitre minimaliste, elle donne une vue d’ensemble de l’activité en reliant tous les processus par des liens logiques.

La cartographie des processus se révèle très utile lors de la mise en place de votre SMQ (Système de Management de la Qualité) notamment lors de la certification ISO 9001 afin de bien démontrer son mode de fonctionnement. Les processus sont bien décrits et l’on peut rapidement savoir qui fait quoi et quelles sont les activités clés de l’organisation.

Pour les organisations présentant de nombreux processus, il est possible de réaliser la cartographie en plusieurs niveaux afin de simplifier la lecture.

logiciel cartographie procédures

Cartographie des processus avec le logiciel Optimiso

Cartographie des risques

La cartographie des risques permet de mettre en image la démarche d’identification et d’évaluation des risques liés aux activités ou processus d’une entreprise.

La cartographie des risques facilite l’appréhension de l’ensemble des facteurs pouvant toucher une entreprise en mettant en avant les actions nécessaire grâce à des signaux visuels.

Pour être efficace, une cartographie des risques doit être :

  • Exhaustive et précise, en face de chaque risque, il faut décrire le risque et les moyens de maîtrise mis en place pour le diminuer
  • Évolutive, car dans tout organisation, les risques évoluent et il est important de les mettre à jour régulièrement, faute de quoi les informations seraient complètement erronées.

logiciel cartographie des risques

Cartographie des risques avec le logiciel Optimiso

Organigramme d’entreprise

Un peu comme la cartographie des processus, l’organigramme d’entreprise permet de représenter schématiquement les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels d’une structure. Il facilite la compréhension du fonctionnement organisationnel de l’entreprise et facilite les échanges internes.

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Organigramme d’entreprise et cartographie de collaborateur avec le logiciel Optimiso

Avec le logiciel Optimiso Suite, l’organigramme d’entreprise n’est pas un simple schéma de représentation de votre organisation : c’est un véritable outil dynamique qui permet de centraliser toutes les données : fiche de poste, cartographie de collaborateur, missions, …

 

7 recommandations pour améliorer vos cartographies

  • Eviter les nuées de symboles : le texte reste un outil puissant de description et d’explication.
  • Ne cartographier que les données utiles au destinataire.
  • Adapter les cartes à leur destinataire (information, code professionnel, symbolique des couleurs, etc.).
  • Ne pas surcharger les cartes : il vaut mieux avoir plusieurs cartes simples qu’une seule avec trop d’informations.
  • Se rappeler que la carte n’est pas le territoire.
  • Assurer la mise à jour continue des cartographies afin qu’elles reflètent toujours la réalité de l’entreprise et soient ainsi consultées avec confiance par les collaborateurs.
  • Utiliser un outil d’automatisation de la représentation graphique afin de diminuer le risque d’erreur ainsi que le temps et les coûts de mise à jour.

 

En conclusion, la cartographie peut être une alternative ou un complément au texte. Elle montre l’organisation, ou un de ses éléments, à un instant donné et il est essentiel de l’actualiser à chaque modification des informations qu’elle représente.

 

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Publié le 01 mai 2010

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