21
décembre
2017

Faites de vos comités des séances utiles et performantes

Un comité utile et performant

Votre entreprise compte plusieurs comités ? Vous avez l’impression que ces comités sont chronophages ? Vous vous interrogez sur leur utilité ?
Voici 6 étapes pour faire des comités à haute valeur ajoutée !

1 | Définir la mission d’un comité
Il est nécessaire de s’interroger sur le « pourquoi » de la création d’un comité, à quel besoin doit-il répondre. Lorsqu’il est obligatoire ou exigé par la loi, son but est généralement défini (Comité d’audit ou Comité des risques exigés par la FINMA pour les banques). Dans le cas contraire, c’est à l’entreprise de préciser sa mission (Comité de direction, Comité exécutif, Comité de projet, Comité d’étude, Comité de développement digital, Comité qualité, …).

2 | Choisir ses membres
De quelles compétences a-t-on besoin ? Il est important de capter les compétences spécifiques pour les mettre à profit sur une thématique ou un projet précis. Le comité doit être constitué de personnes aux compétences complémentaires et en adéquation avec sa mission. Souvent, les comités sont sources de motivation pour leurs membres qui, en plus de leurs tâches principales, sont impliqués dans des projets variés.

3 | Établir la structure
Qui fait quoi ? Comment les décisions sont-elles prises ? Pour bien structurer le comité, il faut clarifier le rôle de chacun, la hiérarchie et le fonctionnement du comité. Ainsi, les tensions inutiles sont évitées. Avec un processus de décision clairement défini, les membres du comité sont fédérés et les décisions prises ont plus de poids car elles sont légitimes.

Exemple d’un tableau des comités d’une entreprise

Exemple d'un tableau de comité

4 | Disposer d’un pouvoir de décision
Pour garantir la mission d’un comité, il est nécessaire de lui donner un pouvoir de décision effectif. Sans cela, les résolutions prises ne pourront pas être appliquées. Et par conséquent, le comité devient inutile. Les comités doivent être représentés dans l’organigramme de l’entreprise pour illustrer leur importance et leur pouvoir décisionnel.

5 | Délimiter un rayon d’action
Lorsqu’il y a plusieurs comités au sein d’une entreprise, il y a un risque d’empiètement d’un comité sur un autre et de perte d’efficacité. Pour éviter cela, il est nécessaire de s’assurer que le champ d’action du comité est bien délimité. Etablir une liste des comités et de leurs membres permet d’une part d’identifier les éventuelles redondances, et d’autre part de mettre à plat le temps passé pour chaque membre.

6 | Assurer un bon déroulement et un suivi régulier
Les comités se réunissent sur une base régulière, cela peut aller d’une rencontre mensuelle à annuelle. Dans tous les cas, les séances de comité doivent être préparées en amont avec un ordre du jour. Les comités peuvent vite devenir chronophages, il est important de respecter le temps imparti et d’en faire une séance utile. L’indispensable PV de séance aide en cela. Il permet de formaliser et de suivre les décisions qui ont été prises. Il est ensuite primordial d’assurer la bonne réalisation des actions qui ont été décidées. Voir ici un exemple de tableau des comités d’une entreprise

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