Le contrôle interne n’a jamais été aussi stratégique.
Réglementations plus strictes, risques en hausse, exigences accrues des auditeurs… Les organisations doivent être plus réactives que jamais.
Pour y parvenir, de nombreux établissements (banques, assurances, mutuelles, établissements publics, etc.) adoptent des logiciels dédiés.
Découvrez les 10 critères clés pour sélectionner un logiciel de contrôle interne.
Qu’est-ce qu’un logiciel de contrôle interne ?
Un logiciel de contrôle interne centralise et structure toutes les informations liées à la maîtrise des risques, aux contrôles et à leur suivi.
Il remplace les fichiers Excel dispersés et les échanges d’e-mails peu sécurisés.
Ses fonctionnalités clés :
- Cartographier les risques et les contrôles pour une vision globale.
- Planifier et suivre les contrôles avec alertes et rappels automatiques.
- Enregistrer les incidents et suivre les plans d’action associés.
- Générer des rapports et tableaux de bord en quelques clics.
- Garantir la traçabilité grâce à un historique complet des actions.
Objectif : rendre le dispositif de contrôle interne plus efficace, plus fiable et plus simple à piloter.
1. Centralisation de tous les éléments du contrôle interne
Un bon logiciel réunit en un seul endroit tous les éléments essentiels : risques, contrôles, incidents, processus, plans d’action, etc. Chacun peut y accéder facilement, ce qui offre une vision globale et partagée du dispositif.
Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers Excel qui se perdent ou deviennent vite obsolètes. Avec un référentiel unique et toujours à jour, les données sont fiables, cohérentes et exploitables par tous.
Le résultat : plus de réactivité, moins d’erreurs et un contrôle interne bien plus simple à piloter au quotidien.
2. Mises à jour automatiques
Un bon logiciel de contrôle interne répercute automatiquement chaque modification sur l’ensemble du dispositif. Par exemple, si un processus change et impacte plusieurs contrôles, la mise à jour se fait partout, sans intervention manuelle.
Ce fonctionnement permet de gagner un temps précieux dans la gestion des référentiels. Il réduit aussi considérablement les risques d’erreurs et garantit un système toujours cohérent.
Résultat : vous travaillez en toute confiance, avec des données fiables et à jour en permanence.
3. Automatisation des contrôles et tâches
Fini les rappels manuels et les plannings tenus à la main. Un logiciel performant programme les contrôles récurrents, envoie les notifications aux bonnes personnes et relance automatiquement en cas de retard.
Le suivi se fait en temps réel, ce qui permet de voir en un coup d’œil l’avancement et les points en attente.
Résultat : un dispositif qui tourne tout seul, même lorsque l’équipe est mobilisée sur d’autres priorités.
4. Aide et alertes pour les collaborateurs
Pour que le contrôle interne fonctionne, encore faut-il que chacun sache que faire et quand le faire. Un bon logiciel guide les contributeurs grâce à une interface claire, des alertes personnalisées et des rappels ciblés.
Des infobulles ou guides intégrés expliquent chaque étape, ce qui réduit les erreurs et rassure les utilisateurs.
Résultat : des collaborateurs autonomes, efficaces et engagés dans le dispositif.
5. Déclaration fluide des incidents et plans d’action
Lorsqu’un incident ou une non-conformité survient, il doit être signalé rapidement et sans complexité. Un bon logiciel permet une saisie simple et intuitive, accessible à tous les collaborateurs concernés.
Chaque déclaration peut être directement reliée aux risques et contrôles associés, ce qui facilite l’analyse et la prise de décision. Le suivi des plans d’action est ensuite assuré jusqu’à leur clôture, avec un historique complet des étapes réalisées.
Résultat : une gestion des incidents plus rapide, plus transparente et parfaitement traçable.
6. Gestion des accès et de la confidentialité
Toutes les informations du contrôle interne ne sont pas destinées à tout le monde. Un bon logiciel permet d’attribuer des droits d’accès selon les rôles et profils de chaque utilisateur.
Les données sensibles, comme certains incidents internes, sont ainsi protégées. Un historique des actions garantit la traçabilité et permet de savoir qui a fait quoi, et quand.
Résultat : un dispositif sécurisé, conforme aux exigences et maîtrisé de bout en bout.
7. Rapports et audits facilités
Préparer un rapport ou un audit ne devrait pas prendre des jours. Avec un bon logiciel, les matrices de risques, tableaux de bord, fiches de risque ou exports personnalisés se génèrent en quelques clics.
Les formats PDF, Excel ou présentations sont prêts pour vos comités ou auditeurs, internes comme externes. Vous gagnez un temps précieux et réduisez le risque d’oubli ou d’incohérence dans les données.
Résultat : des audits plus fluides, mieux préparés et sans stress inutile.
8. Support réactif et formations disponibles
Même avec un outil performant, des questions ou blocages peuvent survenir. Un support réactif, capable de répondre rapidement, fait toute la différence.
Des tutoriels, vidéos et FAQ en ligne facilitent la prise en main. Des sessions de formation ou un accompagnement par des experts terrain permettent ensuite d’exploiter pleinement toutes les fonctionnalités.
Résultat : des utilisateurs confiants, autonomes et capables de tirer le meilleur parti de la solution.
9. Mode SaaS ou OnPremise
Deux options existent : le mode SaaS (hébergé dans le cloud) ou l’OnPremise (installé sur vos serveurs). Le SaaS s’impose aujourd’hui comme la solution la plus agile : mise en place rapide, mises à jour automatiques sans immobiliser vos équipes, sécurité renforcée, coûts maîtrisés et accès à vos données partout, à tout moment.
L’OnPremise reste une alternative pour les organisations soumises à des contraintes réglementaires très spécifiques. Mais pour la majorité des structures, le SaaS offre un gain de temps, de flexibilité et de performance difficile à égaler.
Résultat : un hébergement moderne, évolutif et pensé pour accompagner votre organisation sur le long terme.
10. Adaptabilité à votre organisation
Chaque structure a ses propres processus, sa terminologie et ses priorités. Une solution de contrôle interne performante doit s’adapter sans nécessiter de développements complexes.
Paramétrage des workflows, personnalisation des vues, choix des termes utilisés… tout doit pouvoir être ajusté simplement pour refléter votre organisation. Par exemple, la méthode d’évaluation des risques peut être configurée selon vos critères spécifiques : échelle de cotation, formule de calcul, seuils d’alerte ou format des rapports.
La solution doit aussi évoluer avec vos besoins métiers et les nouvelles exigences réglementaires.
Résultat : un outil qui colle à votre réalité, aujourd’hui comme demain, et qui reste un véritable allié dans la durée.
Choisir un logiciel de contrôle interne ne se résume pas à cocher une liste de fonctionnalités. C’est sélectionner un outil capable de centraliser vos données, d’automatiser vos tâches, de sécuriser vos informations et de s’adapter à vos méthodes de travail. Les 10 critères présentés ici vous permettent d’identifier la solution qui fera vraiment la différence dans la gestion de vos risques et de votre conformité.
Optimiso Suite répond à tous ces critères et va même plus loin. Utilisé par de nombreuses banques, assurances, mutuelles et établissements publics, il vous permet de gagner en efficacité tout en simplifiant le quotidien de vos équipes.
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