5 astuces pour encourager les collaborateurs à transmettre leurs suggestions d’amélioration

Vous pensez qu’il est difficile d’impliquer les collaborateurs dans le Système de Management de la Qualité ? Souvent ils ne se sentent pas concernés et les suggestions d’amélioration sont rares ? Voici 5 astuces pour y remédier !

 

optimiso améliorations

 

1-  Sensibiliser les collaborateurs

D’abord, rappelez régulièrement aux collaborateurs l’importance de leur participation à l’amélioration continue. Car ce sont eux les mieux placés pour détecter les dysfonctionnements et apporter des améliorations. Leur contribution est précieuse, valorisez la !

Par exemple, vous pouvez organiser des séances d’information ponctuelles pour les nouveaux arrivants et une fois par année pour tous les collaborateurs. Il est utile lors de ces séances d’expliquer en quoi consistent les suggestions d’amélioration avec des exemples concrets. Surtout, dédramatisez le fait de remonter des remarques. Il est important de rappeler que l’objectif n’est pas de dénoncer ou de sanctionner mais bien d’améliorer les pratiques.

 

2-  Aller à la pêche à l’information

a) D’abord, vous pouvez créer des évènements ludiques pour encourager la remontée d’information ! Par exemple, organisez un quiz sur un thème précis et avec un cadeau à la clé pour inciter les collaborateurs à consulter la documentation. Aussi, vous pouvez lancez un concours où les meilleures suggestions seront récompensées.

b) Ensuite, il est préférable d’utiliser le terme “entretiens d’amélioration” plutôt que celui “d’audit interne” qui peut parfois effrayer. Lors de ces entretiens, vous pouvez demander aux collaborateurs :
– Réalisez-vous cette activité telle qu’elle est décrite ?
– Pourrait-on faire différemment certaines tâches pour être plus efficace ?
– Avez-vous des suggestions d’amélioration par rapport à cette activité ?

c) Enfin, un “relais qualité” peut être nommé pour chaque département, surtout lorsque l’entreprise est implantée sur plusieurs sites. Sa mission sera de solliciter régulièrement les collaborateurs pour faire remonter l’information. Ainsi, ils profiteront d’un interlocuteur de proximité et d’une démarche facilitée.

 

3-  Faciliter la remontée d’information

Il est nécessaire de simplifier au maximum le processus de remontée des suggestions. Si le collaborateur doit compléter plusieurs pages d’un formulaire, il sera découragé. La suggestion d’amélioration doit être émise en moins de 3 minutes et nécessiter uniquement 2 ou 3 champs à remplir.

N’hésitez-pas à utiliser des canaux adaptés : formulaire en ligne, formulaire papier, boîte à suggestions, etc.

 

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4-  Donner un feedback aux suggestions d’amélioration

Accusez réception de chaque suggestion d’amélioration pour montrer au collaborateur la valeur de sa démarche.

Ensuite, communiquez sur l’avancement de la demande jusqu’à sa clôture, qu’elle ait été acceptée ou refusée. Sans cela, le collaborateur risque de ne plus porter intérêt au management de la qualité et de se démotiver.

 

5-  Communiquer sur les nouveautés

Voir un système qualité vivant et une documentation interne à jour favorise les suggestions. Il est important de communiquer chaque mois sur les mises à jour et les nouveautés, ceci de manière claire, brève et agréable pour le lecteur. Vous pouvez envoyer un e-mail convivial “L’été approche, n’oubliez pas de consulter la nouvelle procédure de demande de congés” ; poster un message sur la page d’accueil de votre intranet ou utiliser tout autre moyen adapté à la culture de l’entreprise.

Enfin, n’hésitez pas à ponctuer ces messages d’informations plus informelles : anniversaires, nouveau restaurant testé et approuvé, etc. Cela éveillera l’intérêt du lecteur.

 

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Publié le 20 avril 2016

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