Et si un seul système vous permettait de gérer votre contrôle interne, maîtriser vos risques et garantir la qualité ?
Face aux exigences croissantes, le système intégré est une réponse efficace. Il permet de réduire les doublons, d’accroître l’efficacité et d’assurer une conformité rigoureuse.
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Les étapes communes de la démarche intégrée
Pour intégrer les systèmes de contrôle interne, de gestion des risques et de qualité, certaines étapes clés sont partagées. Voici les principales :
Identifier les processus
La première étape consiste à identifier et cartographier les processus clés de votre organisation. Ce point est essentiel pour structurer l’approche intégrée.
En maîtrisant vos processus, vous pouvez aligner efficacement les objectifs de qualité, de contrôle interne et de gestion des risques.
Définir les responsabilités
Il est essentiel de clarifier les rôles et responsabilités au sein de l’organisation. Des outils comme la matrice RACI, les fiches de poste et les organigrammes permettent d’aligner les responsabilités en matière de qualité, de risques et de contrôle interne.
Ainsi, chaque membre de l’équipe sait précisément ce qui est attendu de lui et la Direction sait qui fait quoi.
Identifier et évaluer les risques
Une cartographie des risques unifiée permet de répondre à divers objectifs, qu’ils concernent les états financiers, la stratégie, les opérations ou la qualité.
En centralisant vos risques, vous éliminez les doublons et optimisez les ressources dédiées à leur gestion.
Mettre en place les contrôles et moyens de maîtrise
Une fois les risques identifiés, il est important de mettre en place des contrôles et moyens de maîtrise (procédures, directives, etc.) adaptés pour les maîtriser.
Ces contrôles doivent être intégrés dans les activités quotidiennes pour assurer une surveillance continue et efficace.
Afin de gagner en efficacité, un logiciel de contrôle interne comme Optimiso Suite permet de centraliser et d’automatiser les contrôles.
Suivre les indicateurs
La mise en place d’un tableau de bord commun, intégrant des indicateurs de qualité, de performance et de risques, permet de suivre l’efficacité des actions mises en œuvre.
Ce suivi centralisé facilite la prise de décision et l’amélioration continue. De plus, il offre à la direction une vue d’ensemble précise, lui permettant de situer l’établissement par rapport aux exigences réglementaires et qualitatives.
Suivre les plans d’action, incidents et améliorations
Qu’ils proviennent d’un audit interne, d’un incident, d’une non-conformité ou d’une opportunité d’amélioration, tous les plans d’action doivent être centralisés et suivis avec rigueur.
Un système intégré permet de regrouper l’ensemble des actions liées au contrôle interne, à la gestion des risques et à la qualité dans un seul tableau de bord. Résultat : plus de cohérence, une vision globale des priorités, et une meilleure allocation des ressources.
Le suivi structuré de ces actions est essentiel pour garantir une amélioration continue… mais aussi pour démontrer la conformité aux exigences réglementaires et normatives.
Ces étapes constituent le socle d’une démarche intégrée, mais d’autres actions spécifiques à chaque système peuvent également enrichir cette approche globale. Par exemple, la description des procédures ou la formation des collaborateurs sont des éléments complémentaires qui renforcent l’efficacité du système intégré.
Une documentation commune pour plus d’efficacité
Intégrer les démarches de contrôle interne, gestion des risques et qualité ne se limite pas aux actions terrain : cela passe aussi par une documentation unifiée et centralisée.
En mutualisant les supports, vous réduisez la redondance, facilitez l’accès à l’information et gagnez un temps précieux dans la mise à jour et le suivi. Une même documentation peut répondre à plusieurs exigences, à condition d’être bien structurée.
Parmi les documents communs aux 3 démarches :
- Liste des processus
- Procédures de travail
- Cartographie des risques
- Liste des contrôles
- Suivi des projets ou actions d’amélioration
Bien sûr, ce ne sont pas les seuls documents attendus dans chacune des démarches. Mais en les centralisant dans un référentiel unique, bien trié et structuré, vous gagnez en clarté, en réactivité… et surtout, en efficacité. La conformité n’est donc plus une contrainte.
Les bénéfices d’un système intégré
Un système intégré contrôle interne – risques – qualité apporte de nombreux avantages :
- Diminution du nombre de documents à produire et à maintenir
- Vocabulaire unifié, pour une meilleure compréhension entre les équipes
- Uniformisation et simplification de la documentation
- Meilleure lisibilité des exigences réglementaires et normatives
- Réduction du nombre de logiciels utilisés pour gérer les différentes démarches
- Maîtrise des coûts de gestion
- Diminution des coûts liés aux audits internes et externes
💡 C’est notamment le cas en Suisse, où les Caisses de compensation doivent mettre en place un Contrôle interne, une gestion des risques et un système qualité dans le cadre des articles 66 LAVS et 132 RAVS. Un système intégré leur permet de tout gérer de manière cohérente et efficace.
Et si c’était le moment de passer à l’action ?
Face à la complexité croissante des exigences en matière de conformité, de qualité et de gestion des risques, un système intégré contrôle interne – risques – qualité n’est plus un luxe… c’est un levier stratégique.
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