Choisir un logiciel de cartographie des processus en 10 critères

S’équiper d’un logiciel de cartographie des processus devient rapidement indispensable pour répondre aux exigences réglementaires, définir les responsabilités de chacun et garantir un transfert efficace du savoir-faire au sein d’une entreprise.

Ce type de logiciel centralise, modélise, et gère les processus de l’entreprise, améliorant ainsi la communication interne et facilitant la mise en œuvre des procédures de travail.

Découvrez les 10 critères essentiels pour choisir le logiciel de cartographie des processus qui répondra le mieux à vos besoins.

Qu’est-ce qu’un logiciel de cartographie des processus ?

Un logiciel de modélisation des processus est conçu pour aider les entreprises à visualiser et à analyser leurs processus opérationnels. La cartographie des processus implique la création de diagrammes de flux qui montrent comment les activités et les informations circulent à travers l’entreprise.

Voici ce que permettent généralement ces logiciels :

• Centraliser tous les processus et procédures de l’entreprise dans un même outil
• Définir les responsabilités de chacun au sein de ces processus (qui fait quoi et comment) sous forme de RACI
• Visualiser clairement les étapes d’un processus
• Pouvoir analyser et ainsi optimiser les processus et procédures
• Associer les processus aux procédures de travail, aux responsables ou encore aux actifs
• Contrôler et approuver les nouvelles versions de la documentation
• Faciliter la communication et l’utilisation auprès des collaborateurs
• Assurer la conformité aux normes et lois
• Évaluer les risques et les indicateurs (KRI et KPI)

Les 10 critères pour choisir la solution processus adaptée à vos besoins

1) Offrir un accès simple et rapide

Pour faciliter l’adoption du logiciel par les collaborateurs, celui-ci doit offrir un accès rapide et intuitif aux processus et à la documentation associée. Ceci est essentiel pour que les collaborateurs perçoivent un gain de temps et d’efficacité. Pour cela, trois fonctionnalités sont essentielles :

• Barre de recherche : pour éviter la navigation complexe à travers de nombreux dossiers, la barre de recherche est un indispensable. Par exemple, un collaborateur cherchant le terme « salaire » devrait pouvoir trouver rapidement tous les processus et procédures liées à ce mot-clé. L’information devrait être trouvée en moins de 3 clics.
• Accès par thématique : le logiciel doit permettre l’accès aux processus et documents via différents points d’entrée, adaptés aux besoins spécifiques des collaborateurs. Par exemple par département ou par thème (ex. contrôle interne, système qualité ISO 9001).
• Un accès maîtrisé : il est essentiel de configurer des droits d’accès spécifiques (lecture, modification, téléchargement…) pour assurer que seules les personnes autorisées puissent accéder à certaines informations. Cela permet de protéger les données sensibles et de ne pas encombrer les collaborateurs avec des informations non pertinentes.

2) Faciliter la compréhension des processus

Le logiciel doit offrir aux collaborateurs des moyens clairs et intuitifs pour comprendre les processus. Une documentation bien structurée et des interfaces intuitives sont essentielles pour assister efficacement les collaborateurs et le management au quotidien.

Le logiciel devrait proposer plusieurs modes de représentation :

• Carte des processus : pour une vue d’ensemble visuelle ou en flux
• Liste des processus : avec une structure hiérarchique en arbre et avec plusieurs niveaux
• Regroupements de processus : par département, propriétaire, types de risques, etc.
• Lier le processus aux autres éléments : risques, incidents, documents, etc.

Pour ceux qui gèrent ces éléments, le logiciel doit être à la fois puissant et facile à utiliser, intégrant des fonctionnalités telles que le glisser-déposer ou le dessin automatique de procédures, rendant la création et la mise à jour aussi simple que possible.

3) Alerter et aider les collaborateurs

Le logiciel doit fournir des notifications automatiques concernant les processus et les procédures, telles que la mise à jour d’une procédure, l’expiration d’un processus ou les validations nécessaires.

Dans ce cadre, un workflow de validation intégré est essentiel. Il permettra l’envoi rapide d’un nouveau processus pour approbation par les responsables. Après validation, le processus est automatiquement communiqué aux collaborateurs concernés. Ceci représente un réel gain de temps car c’est le logiciel qui se charge des notifications et des relances pour la validation.

4) Mise à jour automatique et sans erreur

Le logiciel de cartographie des processus devrait effectuer des mises à jour automatiques des processus et maintenir la cohérence des informations via des liens dynamiques. Cette fonctionnalité simplifie le travail des responsables des mises à jour et minimise les erreurs. Vous modifiez par exemple la version d’un processus, la modification se répercute sur tous les éléments liés à ce processus (autre processus, procédure de travail, indicateur, risques, etc.).

5) Compatibilité avec différentes normes et lois

La gestion des processus est souvent associée à des exigences réglementaires ou normatives. Dans ce cadre, il est essentiel que le logiciel puisse intégrer harmonieusement plusieurs systèmes : contrôle interne, management de la qualité (ISO 9001), management de la sécurité (ISO 45001), management environnemental (ISO 14001), management de la sécurité de l’information (ISO 27001), etc.

Si le logiciel peut couvrir plusieurs systèmes et permettre une gestion centralisée, cela apportera une valeur ajoutée significative. Ainsi, des fonctionnalités comme la gestion des tâches, la gestion des incidents ou la gestion de la conformité seront fortement appréciées.

6) Compatibilité avec supports fixes et mobiles

Pour offrir une solution flexible tant au management qu’aux collaborateurs, le logiciel doit être accessible sur divers appareils : ordinateurs, tablettes et smartphones.

Cette polyvalence permet une collaboration en temps réel, adaptée aux méthodes de travail habituelles de chaque utilisateur. Par exemple, dans le secteur du transport, tandis que le personnel administratif peut préférer utiliser un ordinateur, les chauffeurs bénéficieront de l’accès via smartphones ou tablettes pour une utilisation en déplacement.

7) Traçabilité et historique

Il est crucial que toutes les modifications apportées aux processus et à la documentation soient méticuleusement tracées et archivées. Que ce soit pour un besoin interne ou lors d’audits, cette fonctionnalité assure que vous puissiez facilement identifier qui a apporté une modification et à quel moment. Cette traçabilité renforce la transparence et la conformité.

8) Support de qualité et formation en ligne

Lors de la sélection d’un logiciel, il est essentiel d’évaluer la qualité du support utilisateur. Celui-ci doit être réactif et idéalement proposer une hotline téléphonique associée à une plateforme de formation en ligne accessible 24h/24. Ainsi, vous aurez de grandes chances de toujours trouver réponses à vos questions.

9) Sécurité et conformité

Pour garantir la sécurité des données et la conformité aux normes et lois en vigueur, il est important de choisir un éditeur logiciel engagé dans la sécurité. Voici comment vérifier cet engagement :

• Certifications ISO : Recherchez des éditeurs certifiés ISO 9001 pour la qualité de leurs prestations et services, et ISO 27001 pour l’efficacité de leurs mesures de sécurité de l’information.
• Conformité au RGPD : Vérifiez que l’éditeur se conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), assurant la protection des données personnelles et la transparence dans leur traitement.
• Pentests et audits : Assurez-vous que l’éditeur réalise des tests d’intrusion (pentests) et des audits réguliers de son infrastructure. Il est possible de demander une preuve d’audit.
• Choix des partenaires : Si le logiciel est proposé en SaaS, vérifiez la robustesse du partenaire d’hébergement. Privilégiez des partenaires reconnus tels que Microsoft Azure ou AWS.
• SLA (Service Level Agreement) : Demandez un accord de niveau de service qui détaille les mesures prises en cas de pannes ou incidents, afin de comprendre les protocoles de réponse et de rétablissement.
• Plan de continuité d’activité : Enquêtez sur l’existence et l’efficacité du plan de continuité d’activité de l’éditeur pour s’assurer que le logiciel et les données restent disponibles même en cas de perturbations majeures.

10) Choix du mode de mise à disposition du logiciel processus

Il peut être judicieux de choisir un éditeur qui propose plusieurs options pour la mise à disposition d’un logiciel de cartographie des processus : en SaaS (Software as a Service) ou On Premise.

Le mode SaaS est particulièrement avantageux pour plusieurs raisons :

• Accessibilité et sécurité des données : Les utilisateurs peuvent accéder aux logiciels de n’importe où tout en bénéficiant de mesures de sécurité avancées.
• Gestion des pannes : L’hébergeur gère les problèmes techniques, minimisant ainsi les interruptions pour l’utilisateur.
• Mises à jour facilitées : Les logiciels sont régulièrement mis à jour sans intervention nécessaire de l’utilisateur.
• Mise en place rapide : Le logiciel peut être déployé rapidement sans installations complexes.

Et, pour les entreprises qui préfèrent garder une maîtrise complète de leurs données et infrastructures, l’option On Premise est privilégiée. Avec cette configuration, le logiciel est installé sur les serveurs de l’entreprise et la licence est détenue par celle-ci, offrant un contrôle total sur le système.

En conclusion, opter pour un logiciel de cartographie des processus adéquat constitue une démarche stratégique cruciale pour toute entreprise souhaitant améliorer son efficacité opérationnelle et sa conformité aux réglementations.

Les 10 critères évoqués offrent une feuille de route détaillée pour sélectionner le logiciel répondant précisément à vos attentes.

Choisir un fournisseur avec une solide expérience pratique et une expertise éprouvée, reconnue par ses clients au fil du temps, maximise vos chances de réaliser un investissement profitable.

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