Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à faire l’acquisition de logiciels dédiés Qualité Sécurité Environnement. Leurs fonctionnalités permettent de rationaliser et d’optimiser les pratiques QSE ou QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement). Le choix n’est pas à prendre à la légère puisque cet investissement, s’il est fait de façon judicieuse, peut faire gagner temps, argent et sérénité. Avec un logiciel QSE complet, une seule action, comme un audit ou une procédure, permettra d’agir sur les trois domaines QSE en même temps. Autrement dit, cela permet de faire d’une pierre trois coups.
Opter pour une exploitation en mode SaaS (Software as a Service), plutôt que sur site (on-premise), offre aussi de nombreux avantages à l’entreprise. C’est une solution qui maximise le retour sur investissement d’un tel outil et permet de se libérer de certaines contraintes de coûts et d’exploitation.
Qu’est-ce qu’un logiciel QSE ?
Les logiciels Qualité Sécurité Environnement (QSE) sont employés comme systèmes de gestion et de communication des données relatives à la qualité, la sécurité et l’environnement. Ils sont principalement utilisés par les entreprises pour :
- Centraliser tous les processus et documents de référence ;
- Définir les responsabilités ;
- Suivre les indicateurs ;
- Identifier et évaluer les risques ;
- Mettre en avant les moyens de maîtrise ;
- Assurer le suivi des non-conformités, incidents et réclamations ;
- Permettre une gestion efficace des actions correctives et préventives ;
- Accompagner la réalisation de la revue de direction.
Cette démarche de management intégré permet de mettre en place des mesures de prévention et d’action efficaces dans les trois domaines évoqués. Ainsi, elle permet de travailler sur le respect des exigences liées à la satisfaction client, à l’intégrité physique et mentale des collaborateurs et de limiter les impacts environnementaux. Cette approche intégrée QSE permet de se mettre en conformité à la fois avec les normes ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnement) et ISO 45001 (santé et sécurité).
Les critères indispensables pour trouver la solution QSE la plus adaptée
Loin de n’être qu’une contrainte juridique et réglementaire, le management QSE peut aussi apporter des bénéfices opérationnels aux collaborateurs et au management.
Pour choisir le logiciel QSE ou QHSE qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise, il est important de comparer les fonctions essentielles suivantes.
1-Répondre simultanément aux exigences Qualité, Sécurité et Environnement
Plutôt que d’avoir à gérer de façon distincte les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001, un logiciel complet rend possible la mise en conformité conjointe dans ces trois domaines. On parlera ici d’un système de management intégré (SMI) qui permet un gain de temps, d’argent et de cohérence non négligeable.
2-Permettre un accès simple et rapide à toute la documentation
Le logiciel doit disposer d’une bibliothèque numérique claire et simple d’utilisation pour faciliter l’accès à la documentation. Il est indispensable que l’outil QSE dispose d’une recherche pour retrouver les informations en 3 clics.
3-Offrir une lecture intuitive des processus, procédures et directives
Loin du langage technique, la solution QSE doit permettre aux collaborateurs de comprendre facilement les processus, les procédures et directives. Elle fait office de passerelle entre les textes légaux et les collaborateurs.
4-Permettre de déclarer facilement des incidents, non-conformités et améliorations
Les collaborateurs ont souvent été habitués à remplir des formulaires compliqués sous forme papier. Pour les encourager et les motiver au système QSE, le logiciel doit favoriser le processus de déclaration des incidents et de suggestion d’amélioration.
5-Alerter et aider les collaborateurs dans les tâches liées au QSE
Le logiciel doit permettre à chacun d’être alerté de certaines tâches à effectuer (procédure à mettre à jour, document à valider, etc.). En plus, il peut aussi décharger le collaborateur d’autres tâches grâce à un workflow de validation de la documentation ou à des notifications automatiques.
6-S’adapter à tous les utilisateurs en étant user-friendly
Pour pouvoir être une solution globale et compréhensible par tous, l’environnement numérique QSE doit être facile d’utilisation. Une ergonomie simple et intuitive rend la prise en main rapide et efficace.
7-Permettre une mise à jour automatique et générale
Comme l’entreprise, les normes évoluent et doivent pouvoir s’adapter au contexte. Idéalement, les mises à jour qui peuvent l’être sont automatisées, ainsi que les répercussions qui en découlent.
8-Trier facilement les données par Qualité, Sécurité ou Environnement
La gestion centralisée des informations relatives aux trois thématiques QSE est un avantage seulement si le tri et la consultation des données peuvent être organisés de façon séparée si besoin.
9-Offrir un accès sur des supports fixes et mobiles
Dans un monde ultra connecté et mobile, il est impensable d’être limité à un poste fixe pour consulter le logiciel QSE. Ainsi, une accessibilité depuis les ordinateurs, tablettes et smartphones de l’entreprise est incontournable.
10-Gérer la confidentialité et les accès au logiciel QSE
Comme tout outil professionnel, il est indispensable de pouvoir définir ce que peut voir chaque collaborateur, grâce à des paramètres d’accessibilité. Il est donc important que le logiciel QSE permette de gérer la confidentialité des informations personnelles et professionnelles internes à l’entreprise.
11-Assurer la traçabilité et l’historique
Il est indispensable de pouvoir accéder facilement aux anciennes versions de tous les éléments (procédures, processus, risques, indicateurs, fiches de poste…) et de retrouver les preuves des audits et des contrôles réalisés.
12-Faciliter l’audit, notamment avec des rapports automatiques
Réaliser des audits permet de faire régulièrement l’état des lieux en matière de qualité, sécurité et environnement. La génération de rapports automatiques fait gagner un temps précieux au responsable du système et aux auditeurs.
13-Offrir un service de support de qualité et des formations en ligne
Dans le cadre de la continuité et de l’adaptabilité de l’outil QSE ou QHSE, il est primordial d’avoir accès à un service de formation en ligne. Ce dernier comprend souvent un support téléphonique indispensable, mais peut aussi se compléter de vidéos de formation pour un accompagnement complet.
Pourquoi choisir un logiciel QSE en SaaS ?
Le SaaS ou Software as a Service (logiciel en tant que service) désigne une application ou un logiciel mis à disposition à distance, par un fournisseur qui l’héberge. Accessible par Internet, cette catégorie du Cloud Computing comprend en général un accompagnement en plus de l’accès au logiciel.
Ce type d’accessibilité existe pour les logiciels QSE et présente des avantages non négligeables. En effet, 80% des entreprises qui entreprennent leur révolution digitale optent pour les services SaaS, quel que soit leur métier.
Une installation on-premise du logiciel, c’est-à-dire directement sur les serveurs de l’entreprise, demande un investissement lourd de la part de l’entreprise. Les solutions sur site sont installées dans les locaux de l’utilisateur et donc directement exécutées et gérées par ce dernier. Elles peuvent se révéler coûteuses à exécuter ou à mettre à jour, et présenter des difficultés d’installation.
Afin d’opter pour la bonne solution SaaS, il est important de considérer les éléments comparatifs suivants :
14-Accessibilité et sécurisation des données
Délivré par Internet, le SaaS est accessible de n’importe quel lieu par un appareil connecté. De plus, la localisation externe des serveurs dans un environnement adapté garantit l’optimisation des opérations et une meilleure sécurisation des données.
15-Gestion des pannes prise en charge
Les pannes, comme les temps de ruptures ou la perte de données, doivent être gérées par le fournisseur du logiciel QSE en SaaS. C’est donc à lui de réaliser les sauvegardes et la restauration des données.
16-Mise à jour facilitée
Les modifications et les nouvelles versions sont déployées en temps réel, tout comme les patchs correctifs. De plus, les besoins en maintenance et réparations sont directement gérés par le fournisseur.
17-Prix moins élevé qu’une solution on-premise
Pas de frais liés à l’entretien du serveur, puisque les données ne sont pas stockées sur les serveurs de l’entreprise. Ainsi, les coûts d’infrastructure sont répartis entre les clients et les avantages augmentent en fonction de l’arrivée de nouveaux utilisateurs. Sur le long terme, les abonnements et les coûts associés sont modulables en fonction des besoins des clients.
18-Effet réseau à l’avantage du client
L’effet de réseau permet aussi d’intégrer plus facilement et rapidement des suggestions qui se transformeront en nouvelles fonctionnalités. Quand celles-ci sont déployées, elles bénéficient à l’ensemble des clients du réseau.
19-Mise en place rapide
Une solution en mode SaaS offre la garantie d’une mise en œuvre plus rapide, puisqu’elle ne demande aucune installation.
20-Support en cas de problème technique
Suivant le contrat qui lie le client à son fournisseur Cloud, des délais précis de réponses aux demandes d’informations et aux incidents peuvent être stipulés. Le fournisseur SaaS ayant de nombreux clients, il offre une meilleure qualité de service en mutualisant les coûts.
Ainsi, choisir un logiciel QSE en SaaS devient une évidence pour de nombreuses entreprises. Mais pour prendre le logiciel adapté, il est indispensable de réaliser une analyse comparative sur la base des 20 critères vus précédemment.
Sélectionner un fournisseur de logiciel qui allie une réelle expérience terrain et une expertise validée par le temps et les clients, c’est maximiser les chances de réaliser un investissement bénéfique pour l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité.
