Un système QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) est une approche intégrée qui regroupe trois aspects clés : la qualité des produits ou services, la sécurité des personnes et la protection de l’environnement.
Vous souhaitez mettre en place un système QSE dans votre entreprise ?
Bonne nouvelle, Optimiso Group vous dévoile sa démarche appliquée avec succès chez de nombreux clients.
Bénéfices d’un système QSE
Implémenter un système QSE dans son entreprise présente de nombreux avantages :
- Amélioration continue grâce à l’évaluation et l’optimisation régulières des processus opérationnels
- Meilleure gestion des risques liés à la qualité des produits, à la sécurité ou à l’environnement
- Conformité réglementaire en assurant le respect des exigences légales. Vous éviterez les sanctions et renforcerez la confiance des parties prenantes.
- Croissance économique en rassurant les prospects par les démarches mises en place, ouvrant ainsi la porte à de nouveaux marchés.
Système QSE ou Système de Management Intégré ?
Les démarches liées à la Qualité, la Sécurité et l’Environnement partagent plusieurs éléments clés, tels que l’identification des activités, la gestion des améliorations et la réalisation d’audits internes.
Pour éviter les redondances et simplifier la documentation, il est conseillé d’adopter une gestion intégrée de la QSE. Cette approche présente plusieurs avantages :
- Réduction du volume de documentation
- Harmonisation du vocabulaire
- Standardisation de la documentation
- Optimisation des coûts de gestion
- Réduction des coûts liés aux audits internes et externes
De nombreuses entreprises adoptent désormais un logiciel QSE pour simplifier leurs démarches. Optimiso Suite vous offre une gestion centralisée des processus, procédures, incidents, etc.
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Normes pour un système QSE
3 certifications ISO permettent de répondre aux exigences QSE :
- ISO 9001 pour la Qualité
- ISO 14001 pour l’Environnement
- ISO 45001 pour la Sécurité
Les étapes pour mettre en place un système QSE
L’implémentation d’un système QSE constitue un véritable projet de gestion qui peut s’étendre sur plusieurs mois et nécessitant une maintenance continue. Pour garantir le succès de ce projet, l’application de la matrice Plan-Do-Check-Act est vivement conseillée.
1/ Présentation du projet aux collaborateurs
Il est primordial d’impliquer les collaborateurs dès de lancement du projet afin de favoriser leur adhésion. Une présentation pourra être faite (idéalement en présentiel) et devra comporter les points suivants :
- Objectifs de la démarche QSE
- Présentation des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
- Bénéfices pour les collaborateurs et l’entreprise
- Étapes et délais du projet
- Implication des collaborateurs
- Soutien de la Direction
2/ Description du contexte et du périmètre
Dans un système QSE, la description du contexte ne doit pas être perçue uniquement comme un document destiné à répondre aux exigences réglementaires et à satisfaire les auditeurs. C’est avant tout un élément central qui devra guider la Direction dans les décisions stratégiques.
Il sera donc essentiel de faire ressortir les éléments suivants :
- Enjeux externes : pour cela, vous pouvez utiliser le modèle PESTEL (Politique, Économique, Sociétal, Écologique, Technologique et Légal). La matrice SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces) peut également compléter cette analyse.
- Enjeux internes : culture de l’entreprise, valeurs, etc.
- Parties prenantes : clients, syndicats, groupes de pressions, actionnaires privés ou publics, autorités, etc.
Il est crucial de définir le périmètre du système QSE dès le début du projet pour cibler efficacement les efforts et les ressources.
Considérons une entreprise du secteur industriel : le système couvrira-t-il l’ensemble de ses activités ou se concentrera-t-il spécifiquement sur des domaines tels que la production, les fonctions administratives, ou un site géographique précis ?
3/ Mise en place d’une veille légale
La veille légale est un pilier essentiel d’un système de management QSE. Elle permet de maîtriser les diverses contraintes règlementaires auxquelles l’entreprise est soumise.
Cette démarche nécessite une réactivité face aux évolutions, ainsi qu’une capacité à prouver les actions mises en œuvre pour y répondre.
Le logiciel Optimiso Suite propose une solution efficace pour la veille légale. Vous pouvez y enregistrer chaque exigence réglementaire et, pour chaque section concernée, préciser les mesures implémentées.
4/ Inventaire et description des activités
Dans cette étape, l’objectif est de répondre à la question « Que fait-on dans l’entreprise ? ». Pour cela, vous allez lister les activités (ou processus) réalisées.
Processus
L’inventaire des processus est souvent structuré sur plusieurs niveaux pour faciliter la compréhension. Par exemple, le processus de « Ressources Humaines » pourrait être organisé comme suit :
Pour rentrer dans le détail, des fiches de processus détaillées peuvent comprendre des éléments clés tels que :
- Étapes du processus
- Risques associés
- Indicateurs de performance
- Ressources nécessaires
- Intervenants
Carte des processus
Après l’inventaire, la carte des processus offre une vue d’ensemble des activités de l’entreprise, clarifiant les interactions entre les différents processus.
Procédures
Il est recommandé de décrire les activités clés ou complexes de manière simple et efficace pour les collaborateurs. Ces descriptions peuvent être sous forme de procédures, de modes opératoires, de vidéos, et plus encore.
5/ Identification des risques et opportunités
À cette étape, il est essentiel d’identifier les risques et les opportunités, en incluant les impacts sur la Qualité, la Sécurité et l’Environnement. Bien que facultative, l’évaluation des risques offre une vision plus claire.
En matière de sécurité, les normes requièrent l’établissement de plans d’action pour réagir efficacement en cas d’incident majeur. Pour explorer plus en détail cette thématique, consultez cet article : Comment mettre en place un Plan de Continuité des Activités efficace ?
6/ Gestion des non-conformités et améliorations
L’un des principaux objectifs d’un système QSE est la collecte des non-conformités, afin d’assurer que les événements indésirables ne se reproduisent plus.
De même, la gestion des améliorations est cruciale pour assurer l’amélioration continue.
Mettre à disposition une procédure de gestion des incidents et améliorations apportera un soutien aux collaborateurs métier, souvent moins familiarisés avec les pratiques QSE. Cela encouragera la déclaration proactive des incidents et des améliorations.
7/ Identification des connaissances et compétences
Comme pour la plupart des certifications ISO, il est essentiel d’évaluer les compétences et de cartographier les connaissances des collaborateurs. Cette démarche garantit une bonne application des processus.
8/ Évaluation des fournisseurs
L’évaluation des fournisseurs est requise par la certification ISO 9001. Dans une démarche QSE (Qualité, Sécurité, Environnement), vous pouvez également ajouter des critères liés à la santé/sécurité et à l’environnement.
Il s’agit alors d’identifier les fournisseurs clés qui ont un impact direct sur les produits ou services que vous offrez. Pour chacun, définissez des critères spécifiques, une fréquence d’évaluation régulière et déterminez si un audit est nécessaire.
9/ Évaluation de la satisfaction clients
La norme ISO 9001 exige une évaluation régulière de la satisfaction client pour mesurer l’efficacité du système de management de la qualité. De nombreuses méthodes existent pour mesurer la satisfaction client.
10/ Politique QSE
La politique QSE est un document qui formalise les éléments suivants :
- Engagement de la Direction
- Finalité de l’entreprise
- Engagement envers la satisfaction client, la sécurité des personnes et l’environnement
- Engagement pour l’amélioration continue
Cette politique doit être communiquée aux collaborateurs et aux parties intéressées.
11/ Propriété des clients et des partenaires
La norme ISO 9001 impose que les entreprises identifient et gèrent correctement les biens confiés par les clients ou partenaires externes. Ces biens peuvent inclure des matériaux, composants, outils, équipements, locaux, propriété intellectuelle ou données personnelles.
Dans une régie immobilière par exemple, l’entreprise gère la location d’immeubles ou d’appartements qui sont la propriété du client. Dans ce cas, il est important pour la régie d’identifier ces biens et de décrire leur état de manière à protéger et sauvegarder cette propriété.
12/ Sensibilisation des collaborateurs à la QSE
La formation et l’information des collaborateurs jouent un rôle clé dans la mise en œuvre du système QSE. Des séances d’information doivent être tenues régulièrement, tant pour les collaborateurs actuels qu’à l’intégration de nouveaux membres. Ces sessions devraient couvrir les sujets suivants :
- Avancée du projet QSE
- Présentation de la politique QSE
- Gestion de la documentation de référence
- Audits internes
- Audits de certification
Pour ce qui est de la sécurité, la norme ISO 45001 exige d’aller plus loin que de la simple sensibilisation. Les collaborateurs doivent participer activement aux démarches. Voici un schéma qui met en lumière les grandes activités.
13/ Revue de Direction
Lors de l’implémentation du système QSE, il est conseillé de programmer une première revue de Direction à mi-parcours pour évaluer les actions entreprises et de définir les objectifs pour la suite.
Ensuite, une revue annuelle est recommandée, abordant les points suivants :
- Faire le point sur les objectifs QSE
- Modifications ou ajustements des enjeux internes et externes
- Suivi des éléments des indicateurs, non-conformités, actions d’amélioration, audits internes, ressources allouées à la QSE, etc.
- Opportunités d’amélioration
14/ Audits internes
L’audit interne permet de vérifier l’adéquation entre les pratiques de travail et les standards définis.
Il commence par la formation des auditeurs et l’élaboration d’un planning d’audit. Dans un système QSE, il est important de distinguer les activités terrain des activités de bureau.
Les auditeurs interviennent généralement à la fin du projet, évaluant les activités, recueillant les suggestions d’amélioration et les éventuels incidents. Les résultats sont ensuite analysés et présentés à la Direction, qui mettra en place les actions correctives nécessaires.
Il est essentiel de conserver soigneusement ces rapports d’audit. Ils serviront de preuves lors de l’audit de certification.
15/ Audits de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
C’est le grand jour ! Après tout ce travail, vient enfin la concrétisation du projet. Les audits de certification se déroulent en 2 grandes phases :
Phase 1 : Pré-audit de certification
L’auditeur rencontre le responsable QSE ainsi que la Direction générale.
Objectif : s’assurer que toute la documentation nécessaire est présente et que l’entreprise adhère bien aux exigences des normes ISO 9001, 45001 et 14001.
Résultat : l’auditeur donne son accord pour passer à la phase suivante et transmet un plan d’audit.
Phase 2 : Audit de certification
Après avoir transmis un plan d’audit, l’auditeur interroge le responsable QSE, la Direction générale, et quelques collaborateurs pour vérifier les éléments suivants :
- Engagement de la Direction
- Respect des exigences ISO 9001, 14001 et 45001
- Bon fonctionnement de l’amélioration continue
- Mise en place d’une approche risques
- L’implication des collaborateurs dans le SMQ
À l’issue de l’audit, l’auditeur donne oralement son positionnement sur la décision de certification et partage les éventuels écarts détectés.
Les certifications ISO 9001, 45001 et 14001 suivent un cycle de trois ans. Après l’audit initial de certification, des audits de surveillance sont prévus chaque année (années 1 et 2). À la fin du cycle de trois ans, un audit de renouvellement est réalisé.
16/ Gestion du SMI au quotidien
Félicitations, vous avez désormais la triple certification ISO 9001, 45001 et 14001. C’est le début d’une nouvelle aventure dans laquelle vous allez maintenir à jour et améliorer votre système QSE.
Vous devrez régulièrement :
- Suivre les certifications avec l’organisme de certification
- Maintenir la documentation à jour et accessible
- Réévaluer les risques
- Suivre les indicateurs de performance
- Réaliser les audits internes
- Réévaluer les compétences
- Réévaluer les fournisseurs
- Assurer la satisfaction client, la sécurité des personnes et le respect de l’environnement
- Traiter les incidents et les non-conformités
- Suivre les projets d’amélioration
- Communiquer les démarches QSE en interne et à l’externe
- Organiser une revue de direction au moins une fois par an
Un logiciel QSE peut simplifier considérablement votre gestion quotidienne en centralisant les trois systèmes dans une seule plateforme. Avec Optimiso Suite, tous les éléments liés à la QSE (processus, procédures, documents, indicateurs, etc.) sont accessibles en quelques clics. Vous gagnez du temps avant, pendant et après les audits.
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En conclusion, ces 16 étapes structurent la mise en place d’un système QSE (Qualité, Sécurité et Environnement) et l’obtention des certifications ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001. Elles devraient vous permettre de tirer tous les avantages d’un système QSE utile à la fois aux collaborateurs et au management.